참가 신청 마감은 행사시작 1개월 전까지 입니다. 출품작 수가 예상수에 도달하면 마감기한이 당겨질 수 있습니다.출품 악기는 우편의 경우 콩쿨 심사 시작 1일 전까지 지정 장소로 배송되어야 합니다. 직접 악기를 현장으로 가져오는 경우는 행사 시작일 오후 1시 이전 현장에 도착 접수자에게 전달되어야 합니다. 현장 참가신청은 받지 않습니다.

출품 악기를 제출할 장소는 접수 마감 10일(악기 제출 기간 20일 전) 후 공지합니다.

대회 참가비는 첫 악기 1대 15만원이고 추가 1대당 7만원입니다. 출품은 바이올린, 비올라, 첼로 각 1대만 가능합니다. 참가비는 참가 신청과 함께 납부되어야 하며 신청 내용의 변경을 원할 때에는 서면(이메일, 홈페이지 게시판 포함)으로 변경 또는 환불 신청을 하셔야 합니다. 환불 요청이 접수되면 수수료 8만원을 제외한 금액이 환불됩니다. 변경 신청은 신청 마감 일주일 후까지 가능하며 그 후에는 변경이 불가능하고 불참시에도 참가비를 돌려드리지 않습니다.

KSIMC는 참가한 악기의 안전을 보장하기 위한 모든 조치를 취할 것입니다. 그러나 대회기간 동안 그리고 우편으로 도착해서 대회 전까지 보관되는 기간 동안 악기의 손실이나 손상 파손에 대한 책임을 지지 않습니다.

각 제작자는 1대의 바이올린, 1대의 비올라, 1대의 첼로, 1대의 베이스를 대회에 출품할 수 있습니다. 바로크 악기의 경우 대회에 참가할 수 없습니다. 이번 대회에 콰르텟 부문은 없습니다.

모든 악기는 1인 제작 방식으로 제작되어야 하며 본인이 제작한 악기라는 것을 접수할 때 제작 과정 사진이나 제작 나무 조각 등의 자료 제출을 통해 증명하여야 합니다. 증명 자료가 없을 경우에는 본인이 만들었다는 것에 대한 증명서(KSIMC 규정 서식)를 제출하여야 합니다. 본인 제작 증명이 허위인 것이 발견된 경우 대회의 모든 부분에서 수상이 취소되며 대회 참가자격이 영구 박탈됩니다. 또한 경우에 따라 허위 참가자에게 손해배상을 청구할 수 있습니다.

악기의 레이블은 제작자를 분별할 수 있는 상태로 부착되어야 합니다. 이는 대회 후 제작자에게 올바르게 악기를 전달하기 위해 반드시 필요한 사항입니다. 접수 후 심사 과정에서 공정성을 위해 대회 진행 측에서 레이블을 가릴 수 있습니다.

출품된 악기는 출품자의 사전 동의 없이 KSIMC에서 여러 가지 목적을 위해 악기의 다양한 데이터를 수집할 수 있고 촬영되거나 녹음되어 기타 목적으로 사용할 수 있는 것에도 동의하셔야 합니다.

출품된 악기는 악기 접수 후 심사가 끝날 때까지 접근이 허용되지 않습니다. 우편으로 배송된 악기의 경우 출품자의 요구가 있을 경우 주최측에서 악기의 상태 확인 등 출품자의 요구에 맞춘 기본 서비스를 제공할 수 있습니다. 접수 시점 악기 파손이 확인된 경우 즉시 참가자에게 통지합니다.

심사 기간 동안 악기에 문제가 생긴 경우 대회의 원활하고 공정한 진행을 위해 KSIMC 지정 전문가가 줄교체나 소리 조절, open seams 와 같은 간단한 수리를 할 수 있습니다. 수리를 한 악기는 그 위치가 표시되어 심사위원에게 수리 정보가 전달됩니다. 수리를 원하지 않는 경우 신청시 등록 양식에 수리 불가를 선택해야 합니다. 악기에 이상이 발견되었으나 수리를 원하지 않는 경우에는 대회에서 제외되며 대회 비용은 환불되지 않습니다.